Checklist Sebelum Tanda Tangan Kontrak dengan Agency Digital

Kontrak yang baik bukan yang paling tebal, melainkan yang menjawab dengan jelas empat hal: apa yang dikerjakan, kapan selesai, berapa dan kapan dibayar, serta apa yang kamu miliki di akhir. Kalau empat hal itu sudah terang, sebagian besar masalah kerja sama tidak akan pernah terjadi. Kalau salah satunya kabur, di situlah perselisihan biasanya muncul.

Daftar periksa ini disusun untuk pemilik usaha yang tidak terbiasa membaca dokumen kerja sama. Kamu tidak perlu menghafalnya, cukup buka lagi saat penawaran sudah ada di tanganmu.

Sebelum Membaca Kontrak, Siapkan Ini Dulu

Banyak kesepakatan jadi kabur karena permintaannya sendiri kabur. Sebelum menilai dokumen dari pihak lain, tuliskan tiga hal dari sisimu: apa yang kamu harapkan berubah setelah website jadi, siapa yang akan mengurusnya setelah selesai, dan berapa anggaran yang benar benar tersedia. Tiga kalimat itu saja sudah membuat pembicaraan jauh lebih tajam.

Ini juga melindungi dirimu sendiri. Kalau permintaanmu berubah ubah di tengah jalan, jadwal ikut mundur dan biaya ikut naik, dan itu bukan salah penyedia jasa.

Daftar Periksa Sebelum Tanda Tangan

1. Cakupan pekerjaan tertulis rinci. Berapa halaman, halaman apa saja, apakah termasuk penulisan isi, apakah termasuk foto. Kalimat seperti membuat website perusahaan terlalu longgar untuk dijadikan pegangan.
2. Yang tidak termasuk juga tertulis. Ini sama pentingnya. Misalnya foto produk disediakan olehmu, atau teks diserahkan dalam bentuk siap pakai.
3. Jadwal dengan tahapan. Bukan hanya tanggal selesai, tapi juga kapan rancangan tampilan disetujui dan kapan isi harus kamu kirim.
4. Ketergantungan pada dirimu disebut jelas. Kalau isi terlambat kamu kirim, jadwal mundur. Ini wajar dan sebaiknya tertulis supaya tidak menjadi salah paham.
5. Jumlah revisi dan batasnya. Berapa kali putaran revisi yang termasuk, dan apa yang dihitung sebagai permintaan baru di luar kesepakatan.
6. Cara dan tahap pembayaran. Berapa bagian di awal, berapa di tengah, berapa saat serah terima. Menahan sebagian pembayaran sampai serah terima adalah kebiasaan yang sehat untuk kedua pihak.
7. Kepemilikan nama alamat situs. Harus tertulis atas nama usahamu. Ini poin yang paling sering dilewatkan dan paling merugikan di kemudian hari.
8. Kepemilikan isi dan hasil kerja. Teks, foto, dan tampilan yang dibuat untukmu menjadi milikmu setelah pembayaran selesai.
9. Isi serah terima. Daftar apa saja yang kamu terima di akhir, termasuk akses masuk dan salinan cadangan.
10. Masa garansi perbaikan. Berapa lama setelah situs hidup, kesalahan yang muncul diperbaiki tanpa biaya tambahan.
11. Biaya rutin setelah selesai. Perpanjangan nama alamat situs dan tempat menyimpan situs biasanya dibayar tiap tahun. Angkanya perlu kamu tahu sejak awal.
12. Cara mengakhiri kerja sama. Apa yang terjadi kalau salah satu pihak berhenti di tengah jalan, dan bagaimana perhitungannya.

Cara Membaca Dokumen yang Tebal

Kalau kamu menerima dokumen berlembar lembar dan merasa malas membacanya, jangan menandatangani begitu saja. Ada cara membaca cepat yang tetap aman.

1. Cari dulu bagian yang menyebut angka. Harga, tanggal, jumlah putaran revisi, dan lama masa garansi. Angka adalah bagian yang paling mudah diperiksa dan paling sering menjadi sumber selisih paham.
2. Cari kata yang menunjukkan batas, misalnya maksimal, paling lambat, tidak termasuk, dan di luar. Kalimat kalimat inilah yang menentukan hakmu.
3. Cari bagian yang menyebut kepemilikan dan penghentian kerja sama. Dua bagian ini biasanya diletakkan di belakang dan paling jarang dibaca, padahal paling penting saat keadaan memburuk.
4. Tandai setiap kalimat yang tidak kamu mengerti, lalu tanyakan semuanya sekaligus. Tidak ada pertanyaan yang terlalu sederhana untuk dokumen yang akan kamu tandatangani.

Kesepakatan Juga Melindungi Pihak yang Mengerjakan

Perlu kamu tahu, sebagian isi kesepakatan memang ditulis untuk melindungi pihak yang mengerjakan, dan itu wajar. Misalnya batas jumlah revisi, atau ketentuan bahwa jadwal mundur kalau bahan dari pihakmu terlambat. Jangan langsung menganggapnya tidak adil.

Kerja sama yang sehat berdiri di atas kesepakatan yang melindungi keduanya. Kalau kamu memaksa semua risiko ditanggung sebelah pihak, yang biasanya terjadi adalah harganya naik atau pekerjaannya dikerjakan setengah hati. Yang perlu kamu pastikan bukan siapa yang lebih terlindungi, melainkan apakah semuanya masuk akal dan tertulis terang.

Bagian yang Paling Sering Menimbulkan Masalah

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Menandatangani hanya berdasarkan penawaran harga tanpa lampiran rincian pekerjaan.
• Menyetujui kata revisi tanpa batas, lalu pekerjaan berlarut larut karena keputusan di sisimu sendiri juga berubah ubah.
• Lupa menanyakan biaya tahunan, lalu terkejut di tahun berikutnya.
• Membayar lunas di awal karena tergiur potongan harga.
• Tidak menunjuk satu orang penanggung jawab dari pihakmu, sehingga masukan datang dari banyak arah dan saling bertentangan.
• Menyimpan kesepakatan hanya di percakapan telepon genggam yang kemudian hilang saat ganti alat.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah wajib memakai kontrak bermeterai?

Untuk pekerjaan bernilai besar, sangat dianjurkan. Untuk yang kecil, kesepakatan tertulis yang jelas dan disetujui dua pihak sudah menjadi pegangan yang jauh lebih baik daripada obrolan lisan.

Berapa bagian pembayaran awal yang wajar?

Yang umum adalah pembayaran bertahap dengan sebagian ditahan sampai serah terima. Besarnya bisa dibicarakan. Yang penting jangan sampai seluruhnya dibayar sebelum ada hasil yang bisa kamu lihat.

Kalau saya minta tambahan di tengah jalan, bagaimana?

Wajar saja, asalkan disepakati sebagai tambahan pekerjaan dengan biaya dan waktu tambahan. Yang tidak sehat adalah menuntut tambahan besar tanpa penyesuaian apa pun.

Bagaimana kalau penyedia jasa memakai kontrak mereka sendiri?

Itu biasa. Kamu tetap boleh mengusulkan perubahan. Kesepakatan adalah dokumen dua pihak, bukan formulir yang harus diterima apa adanya.

Apa satu poin yang tidak boleh saya lewatkan?

Kepemilikan nama alamat situs atas nama usahamu. Poin ini paling murah dibereskan di awal dan paling mahal diperbaiki belakangan.

Perlukah saya minta pendampingan orang hukum?

Kalau nilainya besar atau kerja samanya berjangka panjang, satu kali pembacaan oleh orang yang paham hukum adalah pengeluaran kecil yang sepadan.

Kalau penyedia jasanya kenalan sendiri, apakah tetap perlu tertulis?

Justru lebih perlu. Kesepakatan tertulis melindungi pertemanan, karena tidak ada yang perlu diingat ingat secara berbeda di kemudian hari.

Penutup

Daftar periksa ini bukan untuk membuatmu curiga, melainkan supaya kamu dan penyedia jasa sama sama tenang. Kesepakatan yang jernih justru membuat pekerjaan berjalan lebih cepat karena tidak ada yang perlu ditebak. Kalau kamu sedang memegang satu penawaran dan ingin membacanya bersama seseorang, VISBA bisa diajak berdiskusi lebih dulu tanpa biaya dan tanpa kewajiban melanjutkan.