Laporan Penjualan Masih Manual? Ini Tanda Butuh Sistem

Masalah utama laporan penjualan manual bukan capeknya, tapi jedanya. Kalau kamu baru tahu penjualan minggu lalu pada hari Rabu minggu ini, semua keputusanmu diambil dari keadaan yang sudah lewat. Kamu memesan barang untuk keadaan kemarin, menilai karyawan dari angka kemarin, dan meneruskan promo yang sebenarnya sudah rugi sejak beberapa hari lalu.

Artikel ini tidak membahas kapan pindah dari cara manual secara umum. Fokusnya satu hal saja: alur laporan penjualan, dari transaksi terjadi sampai angkanya sampai ke matamu.

Coba Hitung Jeda Laporanmu

Sebelum bicara solusi, ukur dulu. Ambil laporan penjualan terakhir yang kamu terima, lalu catat tiga hal:

1. Tanggal transaksi paling akhir yang ada di laporan itu.
2. Tanggal kamu benar-benar membacanya.
3. Berapa orang yang tangannya ikut menyentuh angka itu sebelum sampai ke kamu.

Selisih hari antara nomor satu dan nomor dua adalah jeda laporanmu. Jumlah orang di nomor tiga adalah jumlah tempat di mana kesalahan bisa masuk. Kebanyakan pemilik usaha kaget saat pertama kali menghitung ini.

Tanda Alur Laporanmu Sudah Bermasalah

• Kamu bertanya "penjualan bulan ini berapa" dan tidak ada yang bisa menjawab hari itu juga.
• Ada dua versi angka yang berbeda dari kasir dan dari bagian keuangan, dan tidak ada yang tahu mana yang benar.
• Laporan hanya berisi total. Kamu tahu penjualan naik, tapi tidak tahu produk mana yang menariknya naik.
• Merapikan laporan butuh satu orang khusus setiap akhir bulan. Sebagian gaji orang itu sebenarnya adalah biaya laporan.
• Kamu tidak pernah melihat angka per cabang, per kasir, atau per jam.
• Kalau orang yang biasa merakit laporan cuti, laporan tidak jadi.

Apa yang Hilang Karena Laporan Terlambat

Perbaikan Bertahap, Tidak Harus Langsung Besar

Kamu tidak harus langsung membangun sistem penuh. Ada tangga yang bisa dinaiki pelan-pelan:

1. Satukan tempat mencatat. Satu catatan yang disepakati, bukan tiga buku dan dua file.
2. Seragamkan nama barang. Terdengar sepele, tapi laporan paling sering kacau karena satu produk ditulis dengan tiga nama berbeda.
3. Catat di titik kejadian. Transaksi dicatat saat terjadi, bukan disalin ulang malam hari dari tumpukan nota.
4. Buat laporan terbentuk sendiri. Begitu pencatatannya rapi dan di satu tempat, laporan tinggal ditampilkan, bukan dirakit.
5. Tambahkan rincian yang kamu butuhkan. Per cabang, per produk, per jam ramai. Ini baru berguna setelah empat langkah sebelumnya beres.

Banyak usaha berhenti di langkah dua dan sudah merasakan bedanya. Jangan lompat ke langkah lima kalau nama barangmu masih berantakan.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Menambah kolom laporan, bukan memperbaiki cara mencatat. Laporan yang makin panjang dari data yang sama tidak membuat kamu lebih paham, hanya lebih lelah membacanya.

Menyalahkan karyawan atas angka yang tidak cocok. Kalau proses pencatatannya memang membuka peluang salah, ganti orang pun hasilnya sama.

Meminta laporan terlalu banyak. Ada pemilik usaha yang minta belasan jenis laporan, lalu tidak pernah membuka sebagian besarnya. Mulai dari tiga angka yang benar-benar kamu pakai untuk memutuskan sesuatu.

Menganggap laporan sama dengan pembukuan. Laporan penjualan untuk mengambil keputusan harian. Pembukuan untuk kewajiban dan pajak. Keduanya perlu, tapi jangan menunggu pembukuan selesai baru melihat penjualan.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Laporan harian itu berlebihan tidak untuk usaha kecil?

Tidak, asal isinya sedikit. Untuk usaha kecil, tiga angka sudah cukup: total penjualan, jumlah transaksi, dan produk terlaris. Yang berlebihan itu laporan panjang, bukan laporan sering.

Saya sudah pakai aplikasi kasir, kenapa laporannya masih terasa kurang?

Biasanya karena aplikasi kasir menampilkan angka menurut cara kerjanya sendiri, bukan cara kerja usahamu. Selama kebutuhanmu masih umum, ini tidak jadi soal. Yang sering terjadi, setelah dua sampai tiga tahun cara kerja usaha berkembang, lalu laporan yang tersedia tidak lagi menjawab pertanyaan barumu.

Kalau saya punya beberapa cabang, apa laporannya bisa digabung?

Bisa, dan justru di situ untung terbesarnya. Syaratnya semua cabang mencatat dengan cara dan nama barang yang sama. Kalau tidak, penggabungannya malah menghasilkan angka yang membingungkan.

Berapa lama membuat sistem laporan penjualan?

Tergantung serumit apa cara kerjamu dan seberapa rapi data yang ada sekarang. Kalau kamu hanya butuh pencatatan penjualan dan beberapa laporan dasar, biasanya jauh lebih singkat daripada membangun sistem yang mengurus stok, tagihan, dan gaji sekaligus.

Apakah karyawan akan merasa diawasi?

Mungkin iya kalau kamu memperkenalkannya sebagai alat pengawasan. Sampaikan sebagai alat supaya mereka tidak lagi lembur merapikan angka di akhir bulan, karena memang itu manfaat yang mereka rasakan duluan.

Saya usaha jasa, bukan toko. Masih relevan?

Relevan. Bedanya yang dicatat bukan barang keluar, tapi pekerjaan yang selesai dan tagihan yang terkirim. Jedanya sama-sama merugikan, malah sering lebih parah karena pekerjaan jasa mudah terlupa ditagih.

Apa tiga angka yang paling layak dipantau setiap hari?

Untuk kebanyakan usaha: total penjualan hari itu, jumlah transaksi, dan penjualan produk andalanmu. Dari tiga angka ini kamu sudah bisa melihat apakah yang berubah adalah jumlah pembelinya atau besar belanjaannya, dan itu dua masalah yang berbeda.

Kalau penjualan saya tercatat di beberapa tempat berbeda, mulai dari mana?

Mulai dari jalur yang paling besar penjualannya, bukan yang paling mudah dibereskan. Setelah jalur terbesar rapi, gambaran keseluruhanmu sudah jauh lebih dekat dengan kenyataan, walaupun jalur kecil belum ikut dibenahi.

Langkah Berikutnya

Mulailah dengan mengukur jeda laporanmu minggu ini. Kalau angkanya membuatmu tidak nyaman, itu sinyal yang cukup. VISBA menyediakan konsultasi gratis tanpa kewajiban untuk membahas alur pelaporan usahamu, termasuk kalau ternyata yang kamu butuhkan hanya merapikan cara mencatat, bukan sistem baru.