Katering dan Snack Box: Kelola Pesanan Tanpa Kacau

Pesanan katering kacau hampir selalu karena satu sebab yang sama, yaitu informasi pesanan tersebar di banyak tempat dan tidak pernah disatukan sebelum masuk dapur. Ada yang di pesan singkat, ada yang di catatan ponsel, ada yang cuma diingat. Selama itu belum diberesin, menambah orang di dapur pun tidak akan menyelesaikan masalahnya.

Kenapa Katering Lebih Rawan daripada Warung

Warung menerima pesanan dan menyajikannya dalam hitungan menit. Katering menerima pesanan hari ini untuk diantar dua minggu lagi. Jarak waktu itu yang membuat segalanya rawan. Dalam dua minggu, jumlah bisa berubah, alamat bisa berubah, dan menu bisa diganti.

Belum lagi satu hari bisa ada tiga pesanan sekaligus dengan jam antar berbeda. Snack box pagi untuk rapat, nasi kotak siang untuk acara kantor, dan tumpeng sore untuk syukuran. Ketiganya butuh perhitungan bahan dan jadwal yang berbeda.

Yang Wajib Tercatat untuk Setiap Pesanan

1. Nama dan nomor pemesan, plus nama penerima kalau berbeda. Sering pemesan adalah panitia, sedangkan yang menerima di lokasi orang lain.
2. Tanggal dan jam antar yang tepat. Bukan pagi atau siang, tapi jam berapa. Perbedaan setengah jam menentukan acara berjalan atau tidak.
3. Alamat lengkap plus patokan. Di Jogja banyak alamat yang sulit ditemukan tanpa patokan, jadi minta ini sejak awal.
4. Jumlah dan rincian menu. Termasuk berapa yang tanpa pedas, berapa yang tanpa daging tertentu, berapa yang untuk anak.
5. Status pembayaran. Sudah bayar penuh, uang muka, atau bayar di tempat. Ini sering jadi sumber salah paham terbesar.
6. Batas waktu perubahan jumlah. Tulis jelas, misalnya perubahan diterima paling lambat dua hari sebelum antar.

Tiga Tingkatan Cara Mengelola

Menyusun Kalender Produksi Mingguan

Setelah semua pesanan tercatat di satu tempat, langkah berikutnya adalah melihatnya sebagai kalender, bukan sebagai daftar. Bedanya besar. Daftar hanya memberi tahu kamu apa yang harus dikerjakan. Kalender memberi tahu kamu kapan kamu akan kewalahan, jauh sebelum harinya tiba.

Caranya sederhana. Setiap Senin, lihat seluruh pesanan minggu itu lalu jumlahkan porsi per hari. Kalau ada satu hari yang jumlahnya jauh di atas hari lain, kamu punya waktu beberapa hari untuk menyiapkan tambahan tenaga, memesan bahan lebih awal, atau memindahkan sebagian pekerjaan ke hari sebelumnya.

Kalender juga menolong saat ada calon pelanggan menanyakan tanggal tertentu. Kamu bisa menjawab sanggup atau tidak dalam hitungan detik, tanpa harus membuka banyak catatan. Kecepatan menjawab itu sendiri sering jadi alasan pelanggan memilih kamu dibanding katering lain.

Satu Kebiasaan yang Paling Banyak Menolong

Kalau kamu hanya sanggup mengubah satu hal, ubah ini: buat lembar jadwal harian yang dicetak setiap malam sebelumnya. Isinya urutan pesanan besok, dari yang paling pagi diantar sampai paling sore, lengkap dengan jumlah dan alamat.

Lembar ini ditempel di dapur. Semua orang melihat hal yang sama. Sebagian besar kesalahan katering terjadi karena orang dapur dan pemilik memegang informasi yang berbeda, dan lembar harian menutup celah itu tanpa biaya apa pun.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Menerima perubahan jumlah lewat telepon tanpa dicatat. Ini penyebab salah jumlah paling umum. Minta setiap perubahan dikirim tertulis, sesingkat apa pun.
• Tidak punya batas waktu perubahan. Pelanggan menambah lima puluh kotak di malam sebelum acara, dan kamu terpaksa menolak sambil merasa bersalah. Kalau batasnya sudah disepakati di awal, semua lebih tenang.
• Menghitung harga tanpa memasukkan ongkos antar dan kemasan. Untung terlihat bagus di kertas tapi tipis di kenyataan.
• Tidak memberi tanda pada kotak khusus. Pesanan tanpa pedas atau tanpa daging harus punya tanda yang terlihat jelas dari luar, bukan cuma diingat pengantar.
• Menganggap pesanan berulang pasti sama. Kantor yang memesan tiap bulan bisa berubah jumlahnya. Selalu konfirmasi ulang.
• Tidak menyimpan riwayat pesanan pelanggan. Padahal itu bahan terbaik untuk menawarkan lagi di bulan berikutnya.

Pertanyaan yang Sering Muncul

Kapan katering rumahan mulai butuh sistem, bukan buku?

Biasanya saat kamu sudah pernah salah antar atau salah jumlah lebih dari sekali dalam sebulan, atau saat pesanan sudah lebih dari dua puluh per minggu. Sebelum itu, buku yang rapi masih sanggup.

Apakah pelanggan mau mengisi sendiri pesanannya?

Pelanggan kantor umumnya mau, bahkan lebih suka, karena mereka jadi punya bukti tertulis. Pelanggan perorangan lebih sering memilih pesan singkat. Karena itu jangan matikan jalur pesan singkat, cukup pastikan semuanya berakhir di satu catatan.

Bagaimana menghitung harga snack box supaya tidak rugi?

Hitung bahan per kotak, tambahkan kemasan, tambahkan tenaga, tambahkan ongkos antar, baru tentukan untung. Yang paling sering terlupa adalah kemasan dan bensin, padahal keduanya naik terus.

Perlu meminta uang muka?

Untuk pesanan besar, sangat disarankan. Uang muka bukan soal tidak percaya, tapi soal menutup biaya bahan yang sudah kamu keluarkan kalau acara batal mendadak.

Bagaimana kalau pesanan menumpuk di tanggal yang sama?

Tentukan batas jumlah kotak per hari sesuai kemampuan dapur, lalu tutup tanggal itu setelah penuh. Menolak dengan sopan jauh lebih baik daripada menerima lalu mengecewakan.

Apakah bisa sekalian mencatat stok bahan?

Bisa, tapi sebaiknya jangan dikerjakan bersamaan di awal. Beresin dulu pencatatan pesanan sampai benar-benar jalan, baru tambahkan pencatatan bahan setelahnya.

Langkah Berikutnya

Mulailah dari yang gratis. Selama dua minggu, catat semua pesanan di satu tempat saja dan cetak jadwal harian tiap malam. Kalau setelah dua minggu masalahnya berkurang banyak, kamu tahu arahnya sudah benar dan tinggal dirapikan.

Kalau ternyata jumlah pesanannya sudah terlalu banyak untuk dikelola manual, VISBA Digital Agency di Condong Catur, Sleman, bisa diajak bicara. Konsultasinya gratis dan tanpa kewajiban.