7 Tanda Usaha Kuliner Sudah Perlu Sistem Order Sendiri

Usaha kuliner sudah perlu sistem order sendiri ketika potongan aplikasi mulai lebih besar dari untung per porsi, dan ketika catatan pesanan sudah tidak sanggup diingat satu kepala. Selama omzet masih kecil dan pesanan masih bisa dicatat di buku, menumpang aplikasi orang lain memang masuk akal. Tapi ada titik ketika biaya menumpang itu jadi lebih mahal daripada punya jalur sendiri. Di bawah ini tujuh tanda yang biasanya muncul lebih dulu.

Kenapa Banyak Pemilik Warung Telat Sadar

Masalahnya, biaya menumpang aplikasi itu tidak pernah datang sebagai tagihan. Dia dipotong di depan, sebelum uang masuk ke rekening kamu. Jadi yang kamu lihat cuma angka bersih yang cair, bukan angka yang hilang. Banyak pemilik rumah makan baru kaget setelah menghitung ulang selama tiga bulan penuh.

Komisi aplikasi pesan antar makanan berkisar 15 sampai 25 persen. Untuk menu mahal, potongan itu masih terasa wajar. Untuk menu murah, dia mematikan. Contohnya es teh seharga Rp8.000 bisa terpotong sekitar Rp2.600, atau sekitar 32 persen dari harga jual, karena ada biaya tetap per transaksi yang tidak peduli menu kamu murah atau mahal.

Selama untung kamu masih tebal, potongan itu tidak terasa. Begitu harga bahan naik dan untung menipis, potongan yang sama tiba-tiba jadi penentu untung dan rugi. Itulah kenapa tanda-tanda di bawah ini biasanya muncul bersamaan dengan naiknya harga bahan.

Tujuh Tandanya

1. Potongan aplikasi sudah melebihi untung per porsi pada menu tertentu. Kalau ada menu yang setelah dipotong justru bikin kamu rugi tipis, itu tanda pertama dan paling jelas. Biasanya menu minuman dan camilan yang kena duluan, karena harganya murah tapi biaya tetap per transaksinya sama saja dengan menu mahal.
2. Pesanan mulai tertukar saat jam ramai. Dulu tiga pesanan sekaligus masih aman. Sekarang sepuluh pesanan datang dalam sepuluh menit, dan ada saja yang salah meja atau salah level pedas. Ini bukan salah orangnya, ini salah caranya mencatat.
3. Kamu tidak bisa menjawab menu mana yang paling menguntungkan. Kamu tahu menu mana yang paling laku. Tapi laku dan untung itu dua hal berbeda. Kalau ditanya menu mana yang menyumbang untung terbesar dan kamu harus menebak, artinya datanya tidak pernah terkumpul rapi.
4. Pelanggan setia sudah banyak, tapi kamu tidak punya daftarnya. Nomor mereka ada di aplikasi orang lain. Kamu tidak bisa mengabari mereka soal menu baru atau promo tanpa membayar lagi. Aset paling berharga usaha kamu dititipkan ke pihak lain.
5. Pesanan dari luar aplikasi mulai banyak tapi berantakan. Ada yang pesan lewat pesan singkat, ada yang telepon, ada yang titip lewat teman. Semuanya masuk ke tempat berbeda dan kamu yang harus menyatukan di kepala.
6. Kamu mulai menolak pesanan karena takut tidak sanggup. Ini tanda yang paling mahal. Bukan karena dapurnya tidak mampu, tapi karena kamu tidak yakin catatannya tidak kacau. Usaha yang menolak uang karena takut salah itu sedang dibatasi oleh caranya bekerja, bukan oleh kapasitasnya.
7. Kamu sudah punya atau berencana punya cabang kedua. Begitu ada dua tempat, mengingat lewat kepala berhenti bekerja. Kamu butuh satu tempat yang menyimpan semua pesanan, semua stok, dan semua penjualan dari dua lokasi sekaligus.

Berapa Tanda yang Sudah Kamu Punya

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Langsung minta yang paling lengkap. Banyak pemilik usaha membayangkan sistem yang mengurus segalanya sejak hari pertama. Padahal yang benar adalah menyelesaikan satu masalah paling sakit dulu, biasanya pencatatan pesanan.
• Mengira sistem sendiri berarti keluar dari aplikasi. Tidak harus. Aplikasi tetap berguna untuk menjaring pelanggan baru. Sistem sendiri dipakai untuk pelanggan yang sudah kenal kamu, yang justru paling sering datang.
• Menunda karena merasa masih kecil. Justru saat masih sederhana, memindahkan kebiasaan itu murah. Setelah punya tiga cabang dan sepuluh karyawan, biaya belajarnya berlipat.
• Membangun tanpa mengajak orang dapur bicara. Yang memakai sistem itu bukan pemilik, tapi kasir dan orang dapur. Kalau mereka merasa lebih repot, mereka akan kembali ke kertas dalam seminggu.
• Menghitung hemat hanya dari potongan. Penghematan terbesar sering justru datang dari berkurangnya salah pesanan dan makanan yang terbuang, bukan dari komisi yang tidak dibayar.

Pertanyaan yang Sering Muncul

Apakah warung kecil dengan satu tempat juga butuh?

Belum tentu. Kalau pesanan masih di bawah lima puluh porsi sehari dan semuanya dari orang yang datang langsung, buku catatan masih cukup. Yang bikin butuh sistem itu bukan besarnya usaha, tapi banyaknya jalur pesanan yang harus kamu satukan.

Kalau saya keluar dari aplikasi, pelanggan hilang tidak?

Sebagian bisa hilang, terutama yang memang mencari dari aplikasi. Karena itu jarang ada yang keluar total. Yang umum dilakukan adalah menggeser pelanggan setia ke jalur sendiri secara pelan, sambil tetap ada di aplikasi untuk pembeli baru.

Berapa biaya membangun sistem seperti ini?

Sangat tergantung seberapa banyak yang ingin diurus. Di pasaran Jogja, halaman sederhana ada di kisaran Rp1 juta sampai Rp3 juta, sedangkan sistem yang dibangun khusus sesuai cara kerja usaha mulai dari belasan juta. Selisihnya besar, jadi sebaiknya dibicarakan dulu berdasarkan kebutuhan nyata kamu.

Apakah karyawan saya bisa memakainya?

Bisa, asal dirancang mengikuti cara kerja mereka yang sekarang. Kalau kasir biasanya mencatat pesanan sambil berdiri, layarnya harus bisa dipakai sambil berdiri juga. Sistem yang gagal biasanya karena dibuat mengikuti bayangan pembuatnya, bukan kebiasaan penggunanya.

Berapa lama sampai terasa manfaatnya?

Yang paling cepat terasa biasanya berkurangnya pesanan salah dan laporan penjualan harian yang langsung ada tanpa dihitung manual. Untuk penghematan potongan, tergantung seberapa cepat pelanggan setia mau pindah jalur.

Apakah bisa dipakai bersamaan dengan mesin kasir yang sudah ada?

Sering bisa, tapi tidak selalu mulus. Ini termasuk hal yang harus dicek di awal sebelum memutuskan, karena kalau ternyata tidak bisa disambungkan, kamu perlu memilih salah satu.

Langkah Berikutnya

Kalau kamu mengenali tiga tanda atau lebih di daftar tadi, langkah paling murah bukan langsung membangun, tapi menghitung dulu. Ambil catatan penjualan tiga bulan terakhir, pisahkan mana yang lewat aplikasi dan mana yang langsung, lalu hitung berapa yang terpotong. Angka itu yang akan memberitahu kamu mendesak atau tidak.

VISBA Digital Agency di Condong Catur, Sleman, biasa membantu pemilik usaha memetakan hal ini sebelum memutuskan membangun apa pun. Konsultasinya gratis dan tanpa kewajiban lanjut. Kalau hasilnya ternyata kamu belum butuh, itu juga jawaban yang berguna.