Berapa Biaya Sistem Booking Sendiri untuk Usaha Jasa?

Sistem pemesanan jadwal yang dibangun khusus untuk usahamu umumnya dimulai dari angka belasan juta. Kalau kebutuhannya masih sederhana, misalnya hanya formulir pemesanan di website tanpa pengaturan jadwal otomatis, angkanya bisa jauh lebih rendah dan masuk ke kisaran pembuatan website biasa. Yang membedakan adalah apakah sistemnya benar benar menjaga jadwalmu atau sekadar menampung permintaan.

Kenapa Usaha Jasa Butuh Perhitungan Berbeda

Usaha jasa menjual waktu. Salon, studio foto, lapangan olahraga, terapi, dan les privat semuanya punya keterbatasan yang sama, yaitu jumlah jam dalam sehari. Jadi biaya sistem pemesanan tidak dihitung dari harga barang yang terjual, tapi dari berapa banyak jam yang berhasil terisi dan berapa banyak waktumu yang berhenti habis untuk membalas pesan.

Coba hitung. Kalau kamu atau kasirmu menghabiskan dua jam sehari untuk membalas pesan pemesanan, mencatat di buku, dan menelepon pengingat, itu enam puluh jam sebulan. Kalau nilai satu jam kerja orang itu Rp25 ribu, kamu membakar Rp1,5 juta per bulan hanya untuk mengatur jadwal.

Bagian yang Menentukan Biaya

1. Pengaturan kapasitas. Satu ruang, satu terapis, atau banyak sumber daya sekaligus. Semakin banyak yang harus dijaga tidak bentrok, semakin rumit aturannya.
2. Aturan waktu. Durasi tetap atau bisa dipilih, jeda bersih bersih antar sesi, jam istirahat, hari libur.
3. Uang muka. Kalau pemesanan harus disertai pembayaran di muka, ada tambahan pekerjaan menyambungkan pembayaran.
4. Pengingat otomatis. Pesan pengingat sehari sebelumnya adalah bagian yang paling terasa manfaatnya, dan menambah biaya.
5. Pembatalan dan penjadwalan ulang. Aturan siapa boleh membatalkan sampai kapan, dan apa akibatnya.
6. Laporan. Jam mana yang paling laku, siapa pelanggan yang paling sering datang, berapa yang tidak muncul.

Tiga Pilihan dan Konsekuensi Biayanya

Cara Menghitung Kelayakannya

Pakai tiga angka. Pertama, jam kerja yang terbuang untuk mengatur jadwal secara manual per bulan, dikalikan nilai jamnya. Kedua, jumlah pelanggan yang tidak muncul tanpa kabar per bulan dikalikan harga rata rata layananmu. Ketiga, jumlah pemesanan yang batal karena pelanggan menunggu balasanmu terlalu lama.

Jumlahkan ketiganya, itulah kerugian bulananmu sekarang. Bagi biaya pembuatan sistem dengan angka tersebut, dan kamu dapat berapa bulan sampai balik modal. Kalau hasilnya di bawah satu tahun, biasanya keputusannya jelas. Kalau di atas dua tahun, mungkin kebutuhanmu belum sampai ke sana.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Kesalahan pertama, membuat sistem pemesanan tapi tetap menerima pemesanan lewat pesan pribadi tanpa dicatat ke sistem. Akhirnya ada dua catatan jadwal dan tetap bentrok. Kalau memutuskan pakai sistem, semua pemesanan harus masuk ke sana, termasuk yang datang langsung.

Kesalahan kedua, terlalu banyak aturan di awal. Mulai dari aturan paling penting saja, biasanya jam buka, durasi, dan kapasitas. Aturan tambahan bisa menyusul.

Kesalahan ketiga, lupa memikirkan pelanggan yang gagap teknologi. Sediakan tetap jalur pesan atau telepon, tapi tetap dicatatkan ke sistem oleh stafmu.

Kesalahan keempat, tidak mengukur apa apa setelah sistem jalan. Tanpa mencatat berapa jam yang hemat dan berapa yang tidak muncul, kamu tidak akan pernah tahu apakah uangmu kembali.

Menghitung Nilai Satu Jam Kosong

Usaha jasa punya biaya yang tidak terlihat, yaitu jam yang tidak terisi. Kalau kapasitasmu sepuluh sesi sehari dan rata rata hanya tujuh yang terisi, tiga sesi itu hilang selamanya karena waktu tidak bisa disimpan.

Coba hitung. Tiga sesi kosong dikali harga sesi Rp100 ribu adalah Rp300 ribu per hari. Dalam sebulan dengan 26 hari kerja, itu Rp7,8 juta kapasitas yang menganggur. Kamu tidak akan pernah mengisi semuanya, tapi menaikkan pengisian sedikit saja sudah bernilai besar.

Di sinilah sistem pemesanan bekerja. Jadwal yang terlihat terbuka mendorong orang memesan jam sepi, terutama kalau kamu memberi selisih harga untuk jam tersebut. Tanpa sistem, kamu tidak bisa menawarkan jam sepi karena kamu sendiri tidak selalu tahu jam mana yang masih kosong.

Urutan Pembangunan yang Disarankan

1. Tahap satu, jadwal terpusat. Semua pemesanan tercatat di satu tempat dan tidak bisa bentrok. Ini saja sudah menyelesaikan sebagian besar keluhan.
2. Tahap dua, pemesanan mandiri oleh pelanggan. Pelanggan memilih jam sendiri tanpa perlu bertanya lebih dulu.
3. Tahap tiga, pengingat otomatis. Menurunkan jumlah pelanggan yang tidak muncul.
4. Tahap empat, uang muka dan laporan. Ditambahkan setelah tiga tahap di atas berjalan lancar.

Membaginya seperti ini membuat pengeluaranmu menyusul manfaat, bukan mendahuluinya.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah usaha kecil dengan satu ruang perlu sistem sendiri?

Belum tentu. Kalau pemesananmu di bawah sepuluh per hari dan jarang bentrok, catatan sederhana masih memadai. Sistem sendiri jadi masuk akal saat pemesanan mulai padat atau kamu punya beberapa cabang.

Apakah bisa mulai dari yang sederhana lalu ditambah?

Bisa dan itu cara paling hemat. Tahap pertama cukup melihat jadwal dan mencegah bentrok. Uang muka dan pengingat otomatis menyusul.

Bagaimana dengan pelanggan yang sering tidak datang?

Dua hal biasanya menolong, yaitu pengingat otomatis dan uang muka. Uang muka kecil sekalipun mengubah perilaku pemesan secara nyata.

Berapa biaya tahunan setelah sistemnya jadi?

Ada biaya tempat menyimpan sistem, nama alamat situs, dan perawatan. Kalau ada pengingat lewat pesan otomatis, biaya kirim pesan juga dihitung per pesan.

Apakah pakai aplikasi berlangganan saja tidak cukup?

Cukup selama aturan usahamu masih mirip dengan aturan bawaan aplikasi itu. Pola yang sering terjadi, setelah dua sampai tiga tahun cara kerja usahamu berkembang dan aplikasinya tidak bisa mengikuti.

Bagaimana kalau jadwal saya sering berubah mendadak?

Justru itu alasan kuat punya sistem sendiri, karena kamu bisa menutup jam tertentu sekali klik dan pelanggan langsung melihat jadwal yang tersisa.

Langkah Berikutnya

Catat selama satu minggu berapa banyak pesan pemesanan yang kamu balas dan berapa lama waktunya. Angka itu adalah bahan paling kuat untuk memutuskan apakah sistem pemesanan sendiri pantas dibeli sekarang atau tahun depan.

VISBA menyediakan konsultasi gratis tanpa kewajiban untuk membantu menghitungnya bersama kamu.