Berapa Biaya Sistem Order dan Kasir Sendiri untuk Kuliner?

Sistem pesan dan kasir yang dibangun khusus untuk usaha kuliner umumnya mulai dari angka belasan juta. Terdengar besar, sampai kamu meletakkannya di sebelah komisi aplikasi pesan antar makanan yang berada di kisaran 15 sampai 25 persen dari tiap transaksi. Perbandingan itulah yang membuat keputusannya jadi jernih.

Angka yang Paling Sering Bikin Kaget

Komisi persentase saja sudah berat. Yang lebih menyakitkan adalah biaya tetap per transaksi, karena dia memukul menu murah jauh lebih keras. Contoh nyatanya, es teh seharga Rp8.000 bisa terpotong sekitar Rp2.600, atau sekitar 32 persen dari harga jualnya.

Sekarang bayangkan warungmu menjual banyak menu di bawah Rp15 ribu. Semakin murah menunya, semakin besar porsi yang hilang. Padahal menu murah itu sering jadi alasan orang datang berulang.

Apa yang Kamu Dapat dari Sistem Sendiri

1. Pesan langsung dari pelanggan. Pelanggan yang sudah tahu warungmu memesan lewat jalurmu sendiri, tanpa potongan komisi.
2. Kasir yang tersambung dengan pesanan. Pesanan dari meja, dari luar, dan dari kasir masuk ke satu catatan yang sama.
3. Catatan penjualan per menu. Kamu tahu menu mana yang menghidupi warung dan mana yang cuma memenuhi papan menu.
4. Data pelanggan sendiri. Nomor dan kebiasaan belanja pelanggan jadi milikmu, bukan milik pihak lain.
5. Aturan promo sesuai maumu. Diskon jam sepi, paket hemat, atau kartu langganan bisa diatur sendiri.

Perbandingan Biaya Setahun

Cara Menghitung Balik Modalnya

Langkahnya begini. Ambil laporan penjualan dari aplikasi pesan antar selama tiga bulan. Jumlahkan seluruh potongannya, lalu bagi tiga untuk dapat rata rata per bulan. Setelah itu perkirakan berapa persen pesanan yang datang dari pelanggan yang sebenarnya sudah kenal warungmu, misalnya pelanggan sekitar atau yang sudah sering datang.

Angka potongan untuk pelanggan lama itulah yang bisa kamu selamatkan. Kalau potongan totalmu Rp4 juta sebulan dan setengah pesananmu berasal dari pelanggan lama, penghematan potensialnya Rp2 juta per bulan. Sistem seharga Rp16 juta akan tertutup dalam sekitar delapan bulan.

Hitungan ini tidak berlaku sama untuk semua warung. Warung yang mengandalkan pembeli baru dari aplikasi tetap harus berhitung lebih hati hati.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Kesalahan pertama, langsung keluar dari aplikasi pesan antar. Aplikasi itu tetap berguna untuk menjaring pembeli baru. Yang perlu dipindahkan adalah pelanggan setia, bukan semuanya.

Kesalahan kedua, tidak memberi alasan pelanggan pindah jalur. Kalau harganya sama dan repotnya sama, orang malas berpindah. Beri sedikit selisih harga, bonus, atau kemudahan pesan ulang.

Kesalahan ketiga, membuat sistem tanpa melatih staf. Sistem kasir yang tidak dikuasai staf malah memperlambat antrean di jam ramai.

Kesalahan keempat, mengabaikan urusan pengantaran. Kalau kamu tidak punya kurir sendiri, pesanan dari jalurmu tetap butuh cara diantar. Pikirkan itu sebelum membangun.

Menghitung Ulang Harga Menu Setelah Potongan

Banyak pemilik warung menetapkan harga menu berdasarkan biaya bahan dan tenaga, lalu memasang harga yang sama di aplikasi pesan antar. Padahal setelah potongan, keuntungan bersih menu itu bisa berubah drastis.

Contohnya menu seharga Rp8.000 yang terpotong sekitar Rp2.600, atau sekitar 32 persen. Kalau biaya bahannya Rp4.000, keuntungan yang tersisa hanya Rp1.400. Menu yang di warung memberi untung Rp4.000, di aplikasi hanya memberi Rp1.400. Kamu perlu menjual hampir tiga kali lebih banyak untuk mendapat untung yang sama.

Karena itu langkah pertama sebelum membangun sistem sendiri adalah membuat tabel sederhana berisi tiap menu, harga jual, biaya bahan, dan keuntungan bersih di dua jalur, yaitu jalur aplikasi dan jalur langsung. Tabel itu biasanya langsung menunjukkan menu mana yang sebaiknya didorong lewat jalurmu sendiri.

Cara Memindahkan Pelanggan tanpa Memaksa

1. Cantumkan jalur pesan langsung di kemasan. Stiker kecil pada bungkus adalah cara paling murah dan paling sering berhasil.
2. Beri alasan yang jelas. Selisih harga, porsi lebih, atau minuman gratis pada pesanan tertentu.
3. Permudah pesan ulang. Pelanggan yang bisa mengulang pesanan terakhir dengan sekali tekan akan kembali lebih sering.
4. Jangan matikan jalur lama terlalu cepat. Biarkan berjalan bersama sampai jalur sendiri terbukti stabil.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Warung saya kecil, apakah sudah waktunya?

Lihat angka potongannya. Kalau total potongan yang kamu bayar per bulan sudah setara dengan gaji satu karyawan, itu tanda kuat untuk mulai berhitung serius.

Apakah pelanggan mau berpindah dari aplikasi yang biasa mereka pakai?

Sebagian mau, terutama yang tinggal dekat dan sering pesan. Yang penting jalur pesanmu mudah dan ada alasan jelas untuk memakainya.

Apakah harus pakai perangkat kasir khusus?

Tidak selalu. Banyak usaha memulai dengan tablet atau ponsel biasa, lalu menambah alat cetak struk kalau memang perlu.

Bagaimana dengan pesanan di jam ramai?

Sistem yang baik justru membantu di jam ramai karena pesanan masuk berurutan ke dapur tanpa harus dicatat ulang. Pastikan alur dapur ikut dipikirkan saat merancang.

Berapa biaya jalannya per tahun?

Ada tempat menyimpan sistem, nama alamat situs, dan perawatan berkala. Kalau memakai pesan otomatis ke pelanggan, ada biaya per pesan juga.

Bisakah dibuat bertahap?

Bisa. Banyak yang mulai dari halaman pesan sendiri dulu, baru menambahkan kasir dan laporan setelah pesanan langsung mulai stabil.

Apakah saya tetap butuh mesin kasir yang lama?

Kalau mesin lamamu masih berfungsi dan stafmu sudah terbiasa, tidak perlu buru buru diganti. Yang penting catatan penjualannya tidak terpisah dari sistem baru, supaya laporanmu tetap satu.

Bagaimana kalau warung saya punya beberapa cabang?

Justru di situ nilainya paling terasa, karena kamu bisa melihat penjualan semua cabang dalam satu tampilan tanpa menunggu laporan dikirim tiap malam. Biayanya memang naik karena aturannya bertambah.

Apakah menu dan harga bisa saya ubah sendiri?

Pastikan ini masuk kesepakatan sejak awal. Warung mengubah harga dan menu cukup sering, jadi kalau tiap perubahan harus lewat penyedia jasa, biayanya akan terasa dalam setahun.

Langkah Berikutnya

Ambil laporan tiga bulan terakhir dari aplikasi pesan antar yang kamu pakai, lalu hitung total potongannya. Angka itu adalah bahan diskusi paling jujur untuk menentukan apakah sistem sendiri layak dibangun sekarang.

VISBA membuka konsultasi gratis tanpa kewajiban untuk pemilik usaha kuliner di Jogja dan sekitarnya.