Berapa Biaya Bikin Website Sekolah?

Website sekolah yang isinya profil, berita, dan informasi umumnya masuk rentang Rp3 juta sampai Rp8 juta. Kalau website itu juga harus menerima pendaftaran siswa baru dengan unggah berkas, pembayaran, dan seleksi, angkanya pindah kelas ke sistem yang dibangun khusus, yang mulai dari belasan juta.

Dua Kebutuhan yang Sering Tercampur

Panitia sekolah sering menyebut keduanya dengan satu kata, yaitu website. Padahal beda tugasnya jauh. Yang pertama tugasnya bercerita kepada orang tua calon siswa. Yang kedua tugasnya mengerjakan pekerjaan panitia.

Website informasi berisi profil sekolah, program, prestasi, jadwal, galeri kegiatan, dan kontak. Sistem pendaftaran berisi formulir, unggahan berkas, verifikasi, jadwal tes, pengumuman, dan rekap untuk panitia. Kalau kamu meminta penawaran tanpa memisahkan dua hal ini, angka yang kamu terima akan membingungkan.

Rincian Anggaran Sekolah

Yang Membuat Biaya Sekolah Berbeda dari Usaha Biasa

1. Musim. Beban terbesar terjadi saat penerimaan siswa baru. Sisa tahun relatif sepi. Anggaran perlu mengikuti pola ini.
2. Jumlah orang yang mengisi isi. Sekolah biasanya punya banyak guru yang ingin mengunggah berita. Perlu pengaturan siapa boleh mengubah apa.
3. Berkas. Pendaftaran melibatkan banyak unggahan berkas, dan itu memakan ruang penyimpanan yang perlu dianggarkan.
4. Ketahanan saat ramai. Hari pertama pendaftaran dibuka, ribuan orang bisa membuka sekaligus. Ini bagian yang tidak boleh diirit.
5. Pergantian pengurus. Panitia berganti tiap tahun, jadi sistemnya harus mudah dipelajari orang baru.

Cara Menyusun Anggarannya

Pisahkan menjadi tiga pos. Pos pertama biaya sekali di awal, yaitu pembuatan. Pos kedua biaya tetap tiap tahun, yaitu perpanjangan nama alamat situs dan tempat penyimpanan. Pos ketiga biaya musiman, yaitu penambahan kapasitas dan pendampingan saat masa pendaftaran.

Kalau anggaran tahun ini terbatas, urutan yang masuk akal biasanya begini. Tahun pertama bangun website informasi yang rapi supaya orang tua bisa menilai sekolah. Tahun kedua tambahkan sistem pendaftaran setelah kamu tahu berapa jumlah pendaftar dan di mana panitia paling repot.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Kesalahan pertama, membangun sistem pendaftaran sebulan sebelum pendaftaran dibuka. Waktunya tidak cukup untuk uji coba, dan hari pertama pendaftaran adalah waktu terburuk untuk menemukan masalah.

Kesalahan kedua, membuat formulir yang terlalu panjang. Tiap kolom tambahan menambah orang tua yang berhenti di tengah jalan. Minta hanya yang benar benar dipakai panitia.

Kesalahan ketiga, tidak menunjuk satu orang penanggung jawab isi. Website sekolah yang berita terakhirnya dua tahun lalu memberi kesan buruk, dan itu bukan salah pembuatnya.

Kesalahan keempat, lupa menganggarkan perpanjangan tahunan. Banyak website sekolah mati bukan karena rusak, tapi karena tidak ada yang membayar perpanjangannya.

Menyiapkan Anggaran Tiga Tahun, Bukan Satu Tahun

Sekolah punya siklus yang berulang, jadi anggarannya lebih tepat disusun untuk tiga tahun sekaligus. Tahun pertama biasanya berisi biaya pembuatan yang besar. Tahun kedua dan ketiga hanya berisi perpanjangan, perawatan, dan penyesuaian kecil.

Kalau kamu menyusunnya begitu, biaya pembuatan yang terasa besar di tahun pertama menjadi jauh lebih ringan saat dibagi tiga. Sistem pendaftaran yang dipakai tiga angkatan berturut turut nilainya berbeda jauh dibanding kalau dihitung sekali pakai.

Yayasan atau komite biasanya juga lebih mudah menyetujui rencana tiga tahun dengan angka yang jelas, dibanding permintaan mendadak menjelang masa pendaftaran.

Bagian yang Paling Sering Dilupakan Panitia

• Uji coba sebelum dibuka. Minta beberapa orang tua mencoba mendaftar sebelum hari pembukaan, lalu perbaiki yang membingungkan.
• Panduan singkat untuk orang tua. Satu lembar berisi langkah mendaftar, ukuran berkas yang diterima, dan nomor bantuan.
• Petugas jaga di hari pertama. Selalu ada orang tua yang bingung. Siapkan orang yang siaga membalas.
• Rekap untuk panitia. Pastikan panitia bisa mengunduh data pendaftar dalam bentuk yang mudah dibaca, bukan menyalin satu per satu.
• Penyimpanan berkas setelah selesai. Sepakati berapa lama berkas pendaftar disimpan dan siapa yang boleh membukanya.

Lima hal kecil itu biayanya tidak besar kalau direncanakan sejak awal, tapi bisa jadi sangat mahal kalau baru diurus saat pendaftaran sudah berjalan.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah sekolah kecil perlu website?

Orang tua sekarang mencari informasi sekolah lewat ponsel sebelum datang. Halaman sederhana berisi profil, program, biaya, dan kontak sudah sangat menolong, dan itu ada di rentang paling bawah.

Apakah sistem pendaftaran bisa dipakai berulang tiap tahun?

Bisa, dan justru di situ nilainya. Biaya besar dibayar sekali, lalu dipakai untuk banyak angkatan dengan penyesuaian kecil tiap tahun.

Siapa yang mengurus setelah jadi?

Sebaiknya ada satu guru atau staf yang ditugaskan, dengan pelatihan singkat dari pembuatnya. Kalau tidak ada, ambil layanan perawatan berbayar dan anggarkan.

Bagaimana kalau anggaran sekolah terbatas?

Mulai dari yang paling kecil dan paling sering dicari orang tua, yaitu profil, biaya, dan cara mendaftar. Sisanya bisa ditambah bertahap.

Apakah bisa memakai layanan gratis saja?

Bisa untuk tahap awal, tapi perhatikan siapa yang memegang kendali dan apakah alamat situsnya mencerminkan nama sekolah. Kesan resmi itu penting bagi orang tua.

Berapa lama pengerjaannya?

Website informasi biasanya beberapa minggu. Sistem pendaftaran perlu lebih lama, dan sebaiknya dimulai beberapa bulan sebelum masa pendaftaran.

Apakah alamat situsnya harus atas nama sekolah?

Sebaiknya iya, dan ini penting karena pengurus sekolah berganti. Alamat yang terdaftar atas nama pribadi bisa jadi masalah besar beberapa tahun kemudian saat orangnya sudah tidak di sana.

Bagaimana kalau pendaftar membludak di hari pertama?

Bicarakan ini sebelum membangun. Ada penyesuaian yang bisa disiapkan supaya situs tetap kuat di jam ramai, dan biasanya lebih murah kalau direncanakan dari awal daripada ditambal saat kejadian.

Apakah guru bisa mengunggah berita sendiri?

Bisa, dan itu sebaiknya diminta sejak awal. Sekolah yang beritanya rutin diperbarui memberi kesan hidup kepada orang tua, dan itu tidak akan terjadi kalau tiap unggahan harus lewat pihak luar.

Langkah Berikutnya

Buat daftar dua kolom. Kolom pertama informasi yang paling sering ditanyakan orang tua. Kolom kedua pekerjaan panitia yang paling melelahkan tiap musim pendaftaran. Dua kolom itu langsung menunjukkan mana yang perlu dianggarkan lebih dulu.

VISBA menyediakan konsultasi gratis tanpa kewajiban untuk sekolah di Jogja dan sekitarnya yang sedang menyusun rencana anggarannya.