Owner Sibuk: Berapa Waktu yang Perlu Disiapkan Saat Bikin Website?

Kamu tidak perlu mengikuti seluruh pengerjaan, tapi ada tiga titik yang tidak boleh kamu lewatkan: penetapan arah di awal, persetujuan rancangan tampilan, dan pemeriksaan sebelum situs dihidupkan. Di luar tiga titik itu, sebagian besar pekerjaan bisa berjalan tanpa kamu. Masalahnya, banyak pemilik usaha justru melakukan kebalikannya, yaitu ikut campur di hal kecil sehari hari tapi tidak hadir di tiga titik penting itu.

Kenapa Kehadiranmu Tetap Dibutuhkan

Yang dijual di websitemu adalah usahamu, dan tidak ada orang yang lebih paham usahamu selain kamu. Pihak yang mengerjakan bisa membuat tampilan bagus, tapi tidak bisa menebak alasan pelanggan memilihmu dibanding tetangga sebelah. Keterangan seperti itu hanya bisa datang darimu.

Kabar baiknya, keterangan itu tidak butuh waktu lama untuk disampaikan. Yang butuh waktu adalah menunda menyampaikannya.

Tiga Titik yang Wajib Kamu Ikuti

1. Penetapan arah di awal. Satu pertemuan yang tidak terlalu panjang, tapi harus kamu sendiri. Kamu menjelaskan siapa pelangganmu, apa yang paling laku, dan apa yang ingin kamu hindari.
2. Persetujuan rancangan tampilan. Di titik ini perubahan masih murah. Setelah halamannya dikerjakan, perubahan arah menjadi mahal dan memakan waktu.
3. Pemeriksaan sebelum dihidupkan. Buka sendiri lewat telepon genggam, periksa nomor telepon, alamat, jam buka, dan harga kalau ada. Kesalahan di bagian ini yang paling sering lolos.

Yang Aman Kamu Serahkan ke Orang Lain

• Mengumpulkan foto dan menatanya.
• Mengetik ulang daftar layanan atau produk.
• Membalas pertanyaan kecil sehari hari dari pihak yang mengerjakan.
• Menyusun daftar catatan perbaikan dari hasil pemeriksaan.
• Belajar mengubah isi sederhana setelah situs hidup.

Kalau kamu punya karyawan yang teliti, serahkan ini padanya dan berikan kewenangan yang jelas. Yang melelahkan bukan pekerjaannya, melainkan bolak balik menunggu keputusanmu untuk hal hal kecil.

Gambaran Keterlibatanmu per Tahap

Tahap	Perlu kamu sendiri?	Bentuk keterlibatan
Penetapan arah	Ya	Bercerita soal usahamu dan pelangganmu
Pengumpulan bahan	Tidak	Cukup diwakilkan, kamu memastikan tenggatnya
Rancangan tampilan	Ya	Menyetujui atau meminta perubahan sekaligus
Pengerjaan halaman	Tidak	Cukup menerima kabar berkala
Pemeriksaan akhir	Ya	Membuka sendiri dan memeriksa keterangan penting
Serah terima	Ya	Menerima akses dan menyimpannya

Bentuk Keterlibatan yang Justru Merugikan

Ada juga bentuk keterlibatan yang niatnya baik tapi hasilnya memperlambat. Kalau kamu mengenali dirimu di salah satu poin ini, tidak perlu merasa bersalah, cukup ubah caranya.

• Memberi masukan setiap kali teringat. Pesan kecil yang datang setiap hari membuat pekerjaan berhenti dan mulai lagi berkali kali. Kumpulkan dulu, kirim sekaligus.
• Meminta pendapat banyak orang tanpa memutuskan. Semakin banyak yang dimintai pendapat, semakin kecil kemungkinan ada kesepakatan. Dengarkan secukupnya, lalu putuskan.
• Mengubah arah setelah menyetujui. Boleh saja, tapi sadari bahwa itu memindahkan pekerjaan mundur ke tahap sebelumnya.
• Menuntut cepat tanpa menyediakan bahan. Ini yang paling sering terjadi dan paling mudah diperbaiki.

Bagaimana Kalau Kamu Benar Benar Tidak Sempat

Ada masa di mana usahamu sedang ramai dan kamu memang tidak punya ruang. Kalau begitu keadaannya, ada dua pilihan yang lebih jujur daripada memaksakan diri.

Pertama, tunda pekerjaannya sampai kamu punya ruang. Website yang dibuat saat kamu tidak bisa dihubungi biasanya menghasilkan sesuatu yang tidak kamu sukai dan harus diulang. Menunda dua bulan sering kali lebih hemat daripada memaksakan sekarang.

Kedua, sempitkan cakupannya. Kerjakan satu halaman perkenalan yang benar dan lengkap keterangannya, lalu tambahkan sisanya nanti saat kamu lebih longgar. Cakupan yang kecil menuntut keputusan yang sedikit, dan keputusan yang sedikit bisa kamu selesaikan bahkan di sela kesibukan.

Cara Menghemat Waktumu Sendiri

1. Siapkan bahan dalam satu tempat sebelum pekerjaan dimulai. Satu sore untuk mengumpulkan menghemat berminggu minggu tarik ulur.
2. Rekam suaramu menjelaskan usahamu selama beberapa menit, lalu serahkan untuk ditulis ulang. Ini jauh lebih cepat daripada menunggu kamu sempat mengetik.
3. Tetapkan satu jadwal tetap mingguan untuk membahas kemajuan, misalnya lima belas menit tiap Senin.
4. Kirim masukan dalam satu daftar, bukan menetes tiap kali kamu teringat.
5. Berikan wewenang tertulis kepada satu orang di kantormu untuk memutuskan hal kecil tanpa menunggumu.

Menyiapkan Orang Pengganti di Kantormu

Kalau kamu memang sibuk, langkah paling menguntungkan adalah menyiapkan satu orang yang bisa mewakilimu untuk urusan sehari hari. Pilih orang yang teliti dan biasa berhubungan dengan pelanggan, bukan semata yang paling melek alat.

Berikan tiga hal kepadanya: batas kewenangan yang jelas, misalnya boleh memutuskan soal foto dan susunan tapi tidak soal biaya tambahan; jalur untuk menghubungimu kalau ada hal di luar batas itu; dan waktu yang benar benar dialokasikan, bukan sekadar tugas tambahan di sela pekerjaan lain. Tanpa alokasi waktu, tugas ini selalu kalah oleh pekerjaan yang lebih mendesak.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Menyerahkan semuanya lalu tidak muncul sama sekali, dan baru protes saat situs sudah hidup.
• Meminta perubahan besar setelah halaman selesai dikerjakan.
• Melibatkan terlalu banyak orang yang memberi masukan tanpa satu pengambil keputusan.
• Tidak menyempatkan memeriksa nomor telepon dan alamat, padahal itu bagian yang paling dipakai pelanggan.
• Melewatkan sesi pelatihan singkat di akhir, lalu tidak berani menyentuh situsnya sendiri selamanya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Saya benar benar tidak punya waktu, apakah bisa titip penuh?

Bisa sampai batas tertentu, tapi sesi awal dan pemeriksaan akhir sebaiknya tetap kamu. Dua sesi itu saja biasanya tidak sampai memakan setengah hari.

Bagaimana kalau saya sering di luar kota?

Pertemuan lewat panggilan suara sudah cukup untuk sebagian besar tahap. Yang penting keputusan tidak menggantung berhari hari.

Apakah karyawan saya bisa mewakili sepenuhnya?

Untuk urusan bahan dan pemeriksaan, bisa. Untuk arah dan pesan usahamu, sebaiknya kamu sendiri.

Berapa kali pertemuan yang wajar?

Untuk website profil perusahaan biasanya cukup beberapa kali saja. Kalau pertemuannya terlalu sering, biasanya ada yang belum jelas sejak awal.

Kalau saya lambat membalas, apakah biayanya naik?

Biasanya tidak langsung naik, tapi jadwalnya mundur. Sebagian penyedia jasa mencantumkan batas waktu tunggu dalam kesepakatan.

Apa yang harus saya lakukan setelah situs hidup?

Sisihkan waktu singkat tiap bulan untuk memeriksa apakah keterangan masih benar, misalnya harga, jam buka, atau layanan baru.

Penutup

Website yang bagus tidak menuntut banyak waktumu, tapi menuntut waktumu di saat yang tepat. Kalau kamu ingin merancang jadwal yang cocok dengan kesibukanmu, VISBA bisa diajak berdiskusi lebih dulu tanpa biaya dan tanpa kewajiban melanjutkan.